Les réseaux de télécommunications en général, et Internet en particulier, ont changé nos vies à jamais. La loi de Metcalfe explique pourquoi ils sont devenus si puissants : la valeur d’un réseau augmente de façon exponentielle avec sa taille, ce qui signifie que plus les gens l’utilisent, plus leur participation améliore le réseau. C’est généralement une très bonne chose, mais pas toujours. Il s’avère que la loi de Metcalfe a un côté sombre en matière de productivité au travail.
À mesure que le coût du lancement d’interactions un-à-un et un-à-plusieurs tombe à zéro, le nombre d’interactions augmente de façon exponentielle. Selon nos estimations, un cadre supérieur qui, dans les années 1970, pouvait recevoir moins de 1 000 appels téléphoniques, télex ou télégrammes extérieurs par an est désormais confronté à un raz-de-marée de 30 000 e-mails et autres communications électroniques. De plus, les entreprises connectées et la planification automatisée ont fait exploser le temps de réunion. Dans une entreprise que nous avons analysée dans le cadre d’une étude sur la gestion du temps à l’échelle de l’organisation, les employés de toute l’organisation passaient 300 000 heures par an à soutenir une seule réunion hebdomadaire du comité exécutif.
En rapportant cette découverte, le Guardian l’a mieux exprimé : Réunions : encore plus d’une perte de temps avide que vous ne le pensiez. »
Dans notre recherche, un manager typique a passé 16 heures par semaine à gérer des e-mails et à assister à des réunions inutiles (voir Figure 1). Les réunions inutiles à elles seules coûtent aux entreprises plus de 30 milliards de dollars par an aux États-Unis, selon Atlassian. Étant donné à quel point ce genre d’énergie gaspillée sape le moral des employés, il n’est pas étonnant qu’une enquête mondiale de Gallup ait révélé que seulement 13 % des employés sont engagés au travail, « engagés » étant définis comme étant psychologiquement engagés dans leur travail et susceptibles d’apporter une contribution positive à leurs organisations.
Pour toute organisation, ce degré de perte de productivité est corrosif. Mais cela représente également une opportunité importante : notre expérience indique que l’augmentation globale de la productivité possible dans l’entreprise moderne peut aller jusqu’à 30 %, selon l’organisation et la fonction (voir Figure 2). La vraie question est : comment les dirigeants peuvent-ils saisir cet avantage en comblant le large écart de productivité qui afflige tant d’organisations modernes ?
La réponse est en partie analogique » et en partie numérique ». Les outils analogiques sont de la vieille école : stratégie et culture. Le premier élément fondamental de la productivité est une stratégie clairement définie, communiquée efficacement et liée aux priorités de première ligne. Les gens doivent embrasser la mission et adhérer, comprendre comment cela se traduit par des comportements et des actions spécifiques qui leur sont demandés. Le deuxième élément fondamental est une culture qui valorise l’interaction disciplinée et engagée. Il est orienté vers l’action et les résultats. Il rejette le tourbillon, l’indécision et la collaboration au nom de la collaboration.
Ces méthodes de gestion analogiques sont essentielles. Mais dans l’entreprise moderne et connectée, ils ne suffisent plus. L’amélioration de la productivité nécessite de plus en plus l’utilisation de la technologie pour soutenir la stratégie et la culture. L’un de ces aspects consiste à utiliser des plateformes de communication et de collaboration pour accroître l’engagement lorsque les gens collaborent. Des changements simples comme le remplacement d’un plus grand nombre d’audioconférences par une vidéo, par exemple, peuvent faire honte aux plus de 70 % des participants qui admettent le traitement parallèle pendant les réunions en s’engageant réellement. Les plates-formes de collaboration basées sur la communauté par rapport aux e-mails explosives peuvent également servir à augmenter la concentration et l’engagement. Il existe toute une série de nouvelles technologies de communication et de collaboration dans ce domaine.
Mais il est également essentiel de comprendre où existent les obstacles organisationnels qui empêchent les travailleurs de se concentrer sur leurs priorités les plus importantes. De plus en plus, cela signifie utiliser l’analyse pour voir où se produisent les pannes et les gaspillages afin qu’ils puissent être traités de manière proactive, à la fois par le biais de boucles de rétroaction de première ligne et de gestion.
Lors d’une récente session Bain Executive Digital Immersion à Palo Alto, nous avons discuté du nombre croissant de solutions numériques qui peuvent aider les entreprises à activer, analyser et responsabiliser leur personnel pour le rendre plus productif. Voici quelques exemples :
Analyser les données de messagerie, de calendrier et de CRM d’une entreprise pour voir comment les gens passent leur temps. Cela crée des boucles de rétroaction au sein de l’entreprise qui aident les individus et l’organisation dans son ensemble à gérer les conséquences imprévues de la loi de Metcalfe.
Fournir aux cadres un aperçu de la charge organisationnelle qu’ils créent : les réunions qu’ils planifient, les e-mails qu’ils envoient et les autres manières qu’ils imposent au temps des gens.
Fusionner les plates-formes de collaboration dans un flux de travail spécifique – la conception de produits, par exemple, ou une initiative d’entreprise ad hoc importante comme une fusion. Cela aide à concentrer la collaboration et le contenu dans un contexte spécifique.
Créer des boucles de rétroaction autour des performances spécifiques aux réunions pour aider à changer de culture.
Appliquer des heuristiques qui relient les comportements individuels au sein d’une fonction à la réussite individuelle. Ces données peuvent ensuite être transmises aux personnes de première ligne et à leurs managers pour aider à affiner le développement et les performances.
Création d’enquêtes sur l’engagement des employés et de boucles de suivi basées sur l’équipe et l’organisation. Cela crée de la visibilité et attire l’attention sur ce qui nuit à l’engagement.
Le soleil est le meilleur désinfectant, comme on dit. Et créer de la visibilité autour de ces problèmes est extrêmement précieux pour diagnostiquer les dysfonctionnements qui se cachent au sein de l’entreprise. Il est bien entendu essentiel de protéger la vie privée des employés tout en créant une vue unique de ce qui se passe réellement au sein de l’organisation. Mais les outils existants, ceux qui rendent les données anonymes, par exemple, peuvent résoudre ce problème sans compromettre la valeur des informations.
Le fait est que la technologie numérique a considérablement amélioré la capacité d’une entreprise à vaincre le côté obscur de la loi de Metcalfe. Réaliser le plein potentiel de l’entreprise moderne et connectée nécessite à la fois une bonne gestion analogique » et de meilleurs outils numériques pour rester concentré sur les priorités et la culture qui font le succès d’une organisation.
